ミスをしないチームをつくって仕事効率アップしたい！

仕事スムーズ・効率アップ！　ミスしないチームのつくり方 [ 稲葉　豊茂 ] 価格：1650円（税込、送料無料) (2021/5/3時点) 楽天で購入

ミスというのは必ずしてしまうものです。これは大前提です。

個人でミスをしてもチームの流れが悪かった可能性もあります。

では、どうすればミスがなくなっていくのか。本書はそれを改善するヒントがたくさん載っておりました。

ミスが少なくなれば仕事がしやすくなって生産性があがり、定時帰宅しやすくなるかもしれません。

みなさんが上司側ではなくとも提案することもできます。

まとめてみましたので、よければお時間いただけたら幸いです。

２Ｓ

➀作業場所整理。

いきなり出てきた単語「２Ｓ」これは整理整頓の略です。机の上や中を整理整頓するのは当たり前なのですが、それと各作業のインプット、アウトプット、作業場所の確認も含まれています。

ある作業をする際に、その仕事をするための資料などを決まった場所から持ってきたりします。これがインプット。

作成した書類などがあればアウトプット。

これらを退社時は速やかに元の場所に保管します。

書棚やキャビネットの中も使用頻度の高いもの順へ、順序のあるものは整理します。

いまのは「現実」作業場所の整理ですが、今度は電子上の整理。

とあるファイルを修正するとします。

個人で修正してて自身のパソコン上で作業しますが、それだと古いファイルがフォルダの中に残ったままとなります。

それならファイル名を〇〇（苗字）修正中.ｔｘｔとし、何日までというのも付け足した方が混乱を招かないですみます。

②作業時間整理

会議などは決めたいこと、合意したいことを明確にしたうえでメンバーや時間を決めることが重要とあります。

とにかく全員あつまれ、は意味がありませんし時間がもったいないです。

仕事の手が途中でとまるのもロスです。

これの解決法として、電話当番をある程度決めてしまうとか、メールも確認する人を決めておくと仕事の切り替えによるミスやロスを防げます。

あとは、重複作業をしていないかもメンバーで確認した方がいいです。

③手順段取りの整頓

ＡとＢの作業と同時にＣをやってＤに合流するといった複雑な仕事の流れだと、どうしてもミスが増えてしまいます。

ひとつ作業をしたらひとつ次に進める、といった具合がミスが少なくてすみます。

作業の手順を決めてしまうのです。

しかし、なぜ同時進行してしまうかというと、上司の机の上で書類がたまっていたり、前のアウトプット作業者の作業が滞っていたりするからです。

これらを解消するのに、上司や稟議をかける部署に働きかけて時間を短縮したり、ミーティング時間をあらかじめ確保したりすることで滞りがなくなります。

④行動を整える

書くことを最小限にすればミスが防げます。

読み間違いもあわてて読む時間に読まなければ読み間違いは防げます。

要点をおさえて伝えもれを防ぐのも大事です。

⑤仕事そのものの整理

お客様に価値を提供していない社内メールや資料の作成は極力、時間をかけないように工夫すること。

確かに社内資料の円グラフが美しくても美しくなくても客は関係ないですよね。

間接的にかかわっていたすることも無くもないですが、効果が少ないのであれば重要視する必要はないです。

見える化

➀ミスを見える化

誰がミスをしたとかは書かなくていいそうですが、ミスの数をあげていくことで、どうして起きたのかなぜ、減らないのか、流れはどうかを明確にしていくのです。それはグラフなどを掲示して見える化の共有を図ってもいいです。

②作業を見える化

誰がどの業務をいくつ抱えていていつまでに提出しなくてはいけないのか、をタスクボードで管理していくというものです。

今週、行う作業の進捗具合を確認し、朝会昼会夕会で異常を早期に捉えます。

もし、間に合っていないなら誰かがヘルプに入る、そうすることで納期などが間に合います。

作業の見える化編ではいくつか「タスクボード」「スゴロク式ボード」が載っております。こちらは図で説明した本書を読んだ方が理解しやすいと思います。

③チェックシートを成長させる。

チェックシートの内容が更新されておらず、誰も使ってないということがあります。

これはみんなで話し合い、常に最新のものでチェックしていくというのが好ましいです。

ふりかえり

まず、この章の説明の前に、反省とふりかえりは違うとありました。反省は過去におきたミスに対するものですが、ふりかえりは未来に向けてどうしたらミスが減るかと考えること、これが前提となります。

ふりかえりボードの作成

仕事を行う上で気づいたことを付箋か何かで書いてボードにはります。

そこでは当たり前のことやミスをなくすために役立ったことも張っていきます。

ボードには＜計画＞＜実行中＞＜完了・評価＞と枠があります。

ヒヤリハット、気づきのカードを左に張っておき、一番気になったことを検討していきます。

しかし、複数検討していくとまた複雑化してミスにつながります。

気づきやヒヤリハットで改善を実行していく枚数を決めておきましょう。

まとめ

本書ではほかにもベテランと新人がくんで作業を行うペア作業法やすばやいくＰＤＣＡをまわす方法など記載されております。

会社の人に読んでもらいたいと思いました。こちらをひとことで説明するのは理解しづらいからです。とてもいい案がたくさん載っていますので「このままでは埒が明かない」とミスが減らない職場にいる、上司なあなたはぜひ、本書を手にとってほしいです。

私は下っ端ですが、提案してみてもいいなあと思いました。